Informativa sull’attivazione del sistema di videosorveglianza resa ai sensi dell’Art.13 e dell’art.14 del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”)
Norme di riferimento: Art. 13 Regolamento UE del Parlamento europeo e del Consiglio 679/2016 (“GDPR”) • D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni Dlgs.101/2’18; • Art. 3.1 Provvedimento del Garante in materia di videosorveglianza - 8 aprile 2010; • Legge n° 300 del 1970 (c.d. Statuto dei lavoratori), art. 4 comma 1
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito “Regolamento” o “GDPR”) La informiamo che i Suoi dati personali (le immagini riprese dal sistema di videosorveglianza) saranno raccolti mediante il sistema digitale installato presso la sede, e saranno trattati da Porrelli Lorenzo Via dell’Indipendenza SNC San Demetrio Ne Vestini 67028 in qualità di titolare del trattamento.
L’impianto sarà in funzione 24 ore su 24, 7 giorni su sette, compresi i giorni festivi.
Sistemi di videosorveglianza devono essere programmati in modo da operare al momento prefissato per la cancellazione automatica delle immagini, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati (ad esempio sovrascritti).
Le caratteristiche dell’impianto della sede di Villa Porrelli, in cui si trova l’impianto e nelle sue pertinenze, sono specificate nell’informativa breve fornita attraverso i cartelli posti in corrispondenza delle nostre telecamere, che integra la presente informativa.
Gli interessati devono essere sempre informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata.
La segnaletica deve essere collocata prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti e la stessa deve avere un formato e un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno.
Sono state predisposte modalità tecniche ed organizzative per informare adeguatamente i soggetti ripresi dal sistema, i quali possono trovare agevolmente sui cartelli (informativa ridotta) appositi QRCode che permettono di accedere tramite dispositivo automatico (smartphone) alla presente informativa estesa in adempimento degli obblighi previsti da European data Protection Board.
Finalità e base giuridica del trattamento dei Dati Personali
I dati che vengono acquisiti saranno trattati per una o più delle seguenti finalità:
- tutela del patrimonio immobiliare e mobiliare aziendale come deterrente al verificarsi di episodi illeciti e/o delittuosi
- sicurezza e protezione in ambito lavorativo dell’incolumità dei dipendenti e di terzi
- esigenze organizzative e produttive
- acquisizione di prove nell’ambito di controlli difensivi.
- legittimo interesse del titolare
La base giuridica del trattamento è pertanto rinvenibile nell’art. 6.1.f) del Regolamento GDPR
Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento
I dati trattati dal Titolare e/o dal Responsabile del trattamento (ove presente) includono la Sua immagine, e potrebbero includere in conseguenza della videoripresa della Sua immagine anche Suoi dati comuni, quali ad esempio: oggettiva categoria di sesso ed eventuali altre oggettive caratteristiche fisiche evidenti.
Eventuali riferimenti dell’autorizzazione della DTL di riferimento, o all’accordo con i Sindacati, in conformità a quanto previsto dallo Statuto dei Lavoratori (L. n. 300/1970, art. 4) sono indicati nell’informativa.
Nel rispetto del divieto di cui all’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, la videosorveglianza non può mai essere utilizzata per effettuare controlli a distanza sull’attività lavorativa dei dipendenti o di altri datori di lavoro, pubblici o privati, che a qualsiasi titolo svolgano anche occasionalmente la loro attività lavorativa nell’area controllata dalle telecamere.
I suoi dati personali (immagini) non saranno soggetti ad alcun processo decisionale automatizzato, quali ad esempio riconoscimento biometrico o la profilazione.
Proporzionalità e minimizzazione trattamento ai sensi art. 5 GDPR
L’attività di videosorveglianza deve raccogliere i dati strettamente necessari per il raggiungimento delle finalità perseguite e sopra definite nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza. La localizzazione delle telecamere, l’angolo di visuale e le modalità di ripresa vanno quindi stabilite in modo da garantire la minimizzazione dei dati oggetto di trattamento.
Gli strumenti di videoripresa sono presenti presso la sede di Villa Porrelli:
- esternamente, per la sorveglianza del perimetro esterno degli edifici e delle porte di accesso
- internamente per la sorveglianza delle aree interne di transito da parte dell’utenza della sede Villa Porrelli (in via meramente esemplificativa reception, vani ascensori e accessi ai piani) e di altri specifici ambienti/locali adibiti ad eventi sia privati che pubblici, in occasione di convegni, corsi di formazione e/o in genere riunioni e incontri con accesso da parte di soggetti esterni.
Le immagini potranno essere visualizzate in tempo reale, solo da personale autorizzato e presente in loco e nel caso in cui sussistano effettive ragioni legittimanti la visione, come ad esempio ragioni connesse alla regia tecnica dell’evento / convegno che si potrebbero svolgere presso la sede.
Titolare del trattamento (Lorenzo Porrelli)
Al Titolare del trattamento dei dati compete ogni decisione in ordine alle finalità e ai mezzi di trattamento dei dati personali, compresi gli strumenti utilizzati e le misure di sicurezza da adottare.
La responsabilità della gestione dell’impianto, il suo costante adeguamento alle norme di sicurezza in vigore e il costante controllo sull’uso delle immagini raccolte spetta al Titolare.
Egli dovrà adottare tutte le misure di sicurezza di natura tecnica, procedurale e organizzativa per garantire la conformità delle operazioni di trattamento alla vigente normativa in materia di tutela dei dati personali e dei diritti dei lavoratori, nonché tutte le necessarie misure per impedire usi impropri di tali dati.
Titolare vigila sull’utilizzo dei sistemi e sul trattamento delle immagini e dei dati in conformità agli scopi perseguiti e alle altre disposizioni normative che disciplinano la materia e in particolare alle disposizioni impartite dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ( Garante Privacy).
Sono state impartite idonee istruzioni atte a evitare assunzioni o rilevamento di dati da parte delle persone autorizzate all’accesso per le operazioni di manutenzione degli impianti in base a quanto previsto per gli autorizzati al trattamento ai sensi art.29 GDPR.
Ove si rilevasse la necessità di affidare a soggetti esterni specifiche operazioni di trattamento dei dati personali nell’ambito del Sistema di videosorveglianza ( ad esempio estrazione delle immagini su richiesta dell’Autorità Giudiziaria) ricorrerà unicamente a soggetti che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la tutela dei dati personali e provvederà a nominarli responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 RGPD fornendo loro precise istruzioni.
Al di fuori delle ipotesi sopra elencate le immagini non possono essere in alcun modo comunicate né tantomeno diffuse.
Accesso ai dati
L’accesso alle registrazioni, al di fuori di quanto strettamente necessario per le attività di manutenzione delle componenti hardware e software, è consentito solamente per il conseguimento delle finalità di cui all’art. 4 del presente Regolamento e in particolare:
- in caso siano stati rilevati o segnalati danni al patrimonio aziendale;
- in caso di danni e/o episodi illeciti di qualsiasi tipo occorsi ai lavoratori o a terzi che hanno avuto accesso alle aree videosorvegliate;
- in caso di furti o altri fatti illeciti;
- in caso di richiesta dell’Autorità Giudiziaria o delle Forze di Polizia
Valutazione di impatto sulla protezione dei dati art. 35 GDPR
In ossequio al disposto di cui all’art. 35, Paragrafo 3, lett. c) GDPR e al provvedimento del Garante n. 467 del 11/10/2018 relativo all’elenco delle tipologie di trattamenti soggetti alla Valutazione di impatto (PIA) è stata svolta una adeguata valutazione di impatto per i diritti e le libertà degli interessati derivante dalle operazioni di trattamento di dati personali effettuate per il tramite del sistema di videosorveglianza.
Diritti dell’interessato previsti da art. 15 del GDPR
I soggetti a cui si riferiscono i dati personali possono esercitare in qualsiasi momento i diritti sanciti dagli artt. 15-22 del GDPR 679/2016.
Di seguito sono riportati i diritti che Lei può esercitare con riguardo alla videosorveglianza:
Lei ha il diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi, la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti, la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo, ad esempio se i Suoi dati sono trattati illecitamente), la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR).
Ha il diritto di opporsi, per legittimi motivi, in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano ed ha il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali ) https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali oppure ha la facoltà di rivolgersi all’Autorità giudiziaria ordinaria nei casi previsti.
I suddetti diritti sono esercitabili entro i limiti indicati dall’art. 3.5 del Provvedimento videosorveglianza dell’Autorità garante del 2010. In particolare, in riferimento alle immagini registrate non è in concreto esercitabile il diritto di aggiornamento, rettificazione o integrazione in considerazione della natura intrinseca dei dati raccolti, in quanto si tratta di immagini raccolte in tempo reale riguardanti un fatto obiettivo.
I diritti possono essere esercitati contattando il Titolare del trattamento od un suo delegato a trattare eventuali richieste in tale ambito di GDPR e Privacy.
La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in considerazione delle modifiche normative o dei provvedimenti del Garante Privacy.
Via dell’Indipendenza 18, San Demetrio Ne Vestini, AQ 67028 - info@villaporrelli.it - tel: 3715559673